Litsebi tsa mekitlane li bokella likete tsa litlaleho tsa bureau ha nako e ntse e ea. Boholo ba phela joalo ka li-PDF ka har’a li-drive tse arolelanoang kapa likhoele tsa lengolo-tsoibila-tse sa batlisisoeng, tse sa hlophisoang, tse sa hokahaneng le liqeto tseo ba li tsebisitseng. Ha mohlahlobi oa libuka a kopa tlaleho e itseng kapa moreki a khutla ka mor’a likhoeli, ho fumana data e nepahetseng ho nka nako e telele ho feta kamoo ho lokelang. Sebaka sa polokelo ea litlaleho tsa mekoloto se batloang se fetola ‘nete eo hloohong ea eona: fumana tlaleho efe kapa efe ka metsotsoana, lokisetsa litlhahlobo ntle le ho qhekella, ‘me u latele nalane ea bareki sebakeng se le seng. Sengoliloeng sena se hlalosa bothata ba litlaleho tse hasantsoeng, hore na database e batlisisitsoeng e shebahala joang, le mokhoa oa ho tloha ho lifoldara le li-spreadsheet ho ea ho data e hlophisitsoeng, e ka khutlisoang ea mokoloto. Bona kamoo e sebetsang kateng—beha setšoantšo ho bona tlaleho ea mekoloto eo u ka e batlang e ntse e sebetsa.

Bothata ba Litlaleho tse Hasana

Lik’hamphaning tse ngata tsa mekitlane, litlaleho tsa ofisi ho tsoa ho Experian, Datanamix, TransUnion, XDS, le Compuscan li bolokiloe ho li-drive tse arolelanoang ka mabitso a lifaele tse ka ‘nang tsa se ke tsa latela kopano. Tse ling li hlophisitsoe ka mabitso a bareki, tse ling ka letsatsi, tse ling ka nomoro ea kopo. Basebetsi-‘moho ba boloka litlaleho ho lifoldara tse fapaneng kapa ba lebala ho li boloka ho hang, ba siea kopi e le ‘ngoe feela ka har’a sehokelo sa lengolo-tsoibila. Ha nako e ntse e ea, moreki a le mong a ka ba le litlaleho tse ngata tse hasaneng libakeng tsohle - e ‘ngoe e tsoa kopo ea mokoloto selemong se fetileng, e’ ngoe e tsoa ho tlhabollo ea mokoloto, e ‘ngoe e tsoa tlhahlobong ea morao-rao. Ha ho tsamaiso e le ‘ngoe e tsebang hore na ntho e’ ngoe le e ‘ngoe e hokae kapa hore na e hokahana joang.

Sephetho ke ho batla ka letsoho. Ha motho a hloka tlaleho e sebelisitsoeng bakeng sa qeto e itseng, ba bula li-folders, scanfilenames, mme ke tšepa hore mofuta o nepahetseng o ntse o le teng. Ha moreki a khutla kamora likhoeli tse ts’eletseng mme sehlopha se hloka ho bona hore na boemo ba bona bo fetohile joang, ha ho na mokhoa oa ho botsa data ea nalane ho bareki kapa linako. Ho bapisa tlaleho e le ‘ngoe ho e’ ngoe ho bolela ho bula li-PDF tse peli ka mahlakoreng le ho bala maqepheng. Li-attachments tsa lengolo-tsoibila li mpefala: tlaleho e ka ba teng feela ka khoele e sa kang ea kenngoa, kapa tlas’a mola oa litaba o sa bueng moreki. Ha ho na mokhoa oa ho batla litaba tsa tlaleho - ho fumana nyeoe e ‘ngoe le e ‘ngoe moo ho hlahileng ak’haonte e itseng kapa lethathamo le lebe - hobane litaba li notletsoe ka har’a li-PDF. Bothata bo kopana le nako le boholo ba sehlopha: bahlahlobi ba bangata, linyeoe tse ngata, litlaleho tse ngata, le mokhoa o tšoanang o fokolang. Basebetsi ba bacha ba ke ke ba itšetleha ka tsebo ea setsi ho tseba moo lintho li phelang teng; ba rua mohaho o tšoanang o qhalakaneng ’me ba qeta lihora tse ngata ba batla seo ba se hlokang.

Lintlha tse hlophisitsoeng, ka lehlakoreng le leng, li lumella ho batla, ho sefa, ho bapisa, le ho fumana tlaleho hang hang. Ho tloha ho “re bolokile PDF eo kae?” ho “batla moreki enoa le ho mpontša litlaleho tsohle” ke ho falla ho tloha polokelong ea litokomane ho ea polokelong ea tlaleho ea mekoloto e ka batloang. Bokhoni boo bo tšehetsa liqeto tse potlakileng, tšebeletso ea bareki e betere, le ho itokisetsa tlhahlobo ntle le ho tsoma litokomane motsotsong oa ho qetela.

Na Database ea Tlaleho ea Mokitlane e Batlang e shebahala Joang

Sebaka sa polokelo ea litlaleho tsa mekitlane se batloang ha se foldara feela e nang le mabitso a betere. Ke polokelo e hlophisitsoeng moo tlaleho e ‘ngoe le e’ ngoe e bonts’itsoeng le ho hokahana le maemo a bohlokoa: moreki kapa kopo, letsatsi, ofisi, opareitara, lesephetho. Litlaleho ha se lifaele tsa likhutsana; ke lirekoto tse ka botsoang ke efe kapa efe ea litekanyo tseo. Lintlha tse ka tlase li ntse li ka nkuoa ho li-PDF tsa bureau tse tšoanang, empa hang ha li arotsoe ‘me li tloaeleha ho ba masimong a ts’oanang, li ka batlisisa le ho sebelisoa hape ho fapana le ho notleloa ka har’a litokomane. Fumana litlaleho tsohle bakeng sa moreki ea fanoeng ho liofisi tsohle le ka linako tsohle. Fumana litlaleho tsohle tse huloang ke opareitara e itseng ho latela matsatsi. Fumana litlaleho tsohle tse tšehelitseng qeto ea ho theola kotara e fetileng. Lintlha li ka khutlisoa hobane li entsoe ka mokhoa o tloaelehileng hore e be likarolo tseo sistimi e ka li batlang le ho li sefa.

Litlaleho li lokela ho amahanngoa le litekanyetso le liqeto. Ha mofani oa mekitlane kapa moeletsi oa mekoloto a hula tlaleho, hula eo e rekotoa ka setempe sa nako mme e amahanngoa le motho ea e kopileng le kopo kapa nyeoe eo e e tšehetsang. Qeto e ileng ea latela-ho amohela, ho fokotseha, ho lebisa-e bolokiloe sebakeng se le seng ‘me se tlameletsoe tlalehong. Khokahanyo eo ke eona e fetolang pokello ea litokomane mokhoa oa ho hlahloba. Maikutlo a nalane aa khoneha: bonts’a hore na boemo ba moreki bo fetohile joang ha nako e ntse e feta ka ho fumana le ho bapisa litlaleho tsa matsatsi a fapaneng. Moeletsi oa likoloto a ka bona ha a habanya tlaleho e ‘ngoe le e ‘ngoe ea ofisi e huleloang bakeng sa moreki ka litlhahlobo tse ngata; mofani oa mokitlane a ka netefatsa hore na ke tlaleho efe e tšehelitseng tumello e itseng kapa ho fokotseha. E sebelisoa ke lifeme tse hlophisitsoeng ‘me e etselitsoe ho etsa liqeto tsa mokoloto khafetsa, mokhoa ona o fetola ho lumellana le sephetho sa hore na data e bolokoa le ho fihlella joang, eseng mohato o eketsehileng o eketsoang kamora moo.

Bokhoni ba bohlokoa

E sebetsang e ka batlisisoangdatabase ea tlaleho ea mekoloto e fana ka bokhoni bo fokolang ba mantlha. Patlisiso e felletseng le ea boemo ba tšimo e lumella basebelisi ho fumana litlaleho ka lebitso la moreki, nomoro ea ID, referense ea kopo, kapa ka litaba tse ka har’a tlaleho — liakhaonto, manane a mabe, kapa likarolo tse itseng tsa ofisi. Seo se khoneha feela ha litaba tsa tlaleho li ntšitsoe ‘me li ngotsoe; li-PDF tse tala ha li tšehetse mofuta o joalo oa potso. Ho sefa ho latela matsatsi, ofisi, opareitara, kapa sephetho ho fokotsa liphetho hore tlaleho e nepahetseng kapa sete ea litlaleho e hlahe ntle le ho phenya lifoldareng. Ho hokahanya litlaleho le liqeto le mekhoa ea tlhahlobo ho netefatsa hore tokomane e ‘ngoe le e ‘ngoe e ka lateloa: ke mang ea e kopileng, neng, bakeng sa nyeoe efe, le qeto e latetsoeng. E tšehetsa litlhokahalo tsa tlhahlobo ea lintlha tsa mekitlane Afrika Boroa ka kotloloho.

Taba ea taolo ea nako ea ho boloka Litlhoko tsa ho boloka lirekoto tsa NCA. Litsebi tsa mekitlane li tlameha ho boloka data ea bureau le lirekoto tsa tlhahlobo bakeng sa linako tse behiloeng; polokelongtshedimosetso e ka batlisisang e ka tiisa maano a ho boloka le ho hlahisa se lokelang ho bolokwa kapa ho bolokwa. Seo se qoba ho boloka ho feta tekano (ho boloka data nako e telele ho feta kamoo ho hlokahalang, ka litlamorao tsa PPIA) le ho boloka ka tlase (ho hlakola kapa ho lahleheloa ke lirekoto pele nako e hlokahalang e feta). Kakaretso ea liofisi tse ngata ka pono e le ‘ngoe e bolela hore litlaleho tse tsoang ho Experian, Datanamix, TransUnion, XDS, le Compuscan li lula tsamaisong e le’ ngoe e nang le sebopeho se tloaelehileng, e le hore ho batla le ho bapisa ho pholletsa le liofisi ha ho hloke ho bula li-portal tse ngata kapa ho kopanya lihlopha tse arohaneng tsa lifaele. Potso e le ‘ngoe e ka khutlisa tlaleho e’ ngoe le e ‘ngoe bakeng sa moreki ho sa tsotelehe hore na e e hlahisitse ofisi efe. Hammoho, matla ana a nka sebaka sa “batla drive le tšepo” ka “query thedatabase le ho fumana.”

Melao le Melemo ea Tlhahlobo

Molao oa Naha oa Likoloto le NCR li hloka hore bafani ba mekitlane, baeletsi ba mekitlane, le barekisi ba mekitlane ba boloke lirekoto tse lekaneng le ho bontša hore litlhahlobo li entsoe ka nepo. Ha litlaleho li phenyekolloa ‘me li hokahane le liqeto, mokhatlo o ka hlahisa nalane e felletseng ea bareki ho latela tlhoko. Ha ho sa tla ba le ho hlophisa bocha pale ho tsoa ho li-imeile le lifoldara tse arolelanoang ha tlhahlobo kapa tletlebo e hlaha. Mohlahlobi oa libuka o kopa tlaleho le tlhahlobo e ‘ngoe le e’ ngoe bakeng sa moreki ea itseng lilemong tse tharo tse fetileng - feme e etsa lipatlisiso ebe e khutlisa lirekoto tse lumellanang, ‘me e’ ngoe le e ‘ngoe e ngotsoe ka nako ebile e ngotsoe. Seo se matla ho feta ho theha pale bocha ho tsoa ho li-imeile le lifoldara tse arolelanoang. Mokhoa o lumellanang o bonolo ho o bontša ha litlaleho tsohle le liqeto li phela tsamaisong e le ‘ngoe e nang le sebopeho se tšoanang; linyeoe tse tšoanang li ka bonts’a hore li hlahlobiloe ka mokhoa o ts’oanang.

Polokelo e tsamaellanang le POPIA e nang le taolo ea phihlello e tlatsa setšoantšo. Lintlha tse tebileng tsa mokitlane li tlameha ho sireletsoa khahlanong le phihlello e sa lumelloeng le ho bolokoa ha feela ho hlokahala. Sebaka sa polokelo ea boitsebiso se ka batlisisoang se sebelisang phihlello e thehiloeng ho karolo bakeng sa lihlopha tsa mekoloto se netefatsa hore ke basebetsi ba lumelletsoeng feela ba ka shebang kapa ba ka fumanang litlaleho, ‘me ho bolokoa ho kena. Ho fihlella ntle le tumello kapa ho pepeseha ka phoso ho thata haholoanyane ha data e phela tsamaisong e laoloang ho e-na le ho li-drive tse arolelanoang kapa li-inboxes. Ha NCR kapa Information Regulator e botsa hore na u sireletsa le ho laola data ea bureau joang, karabo ke konkreite: polokelo e hlophisitsoeng, phihlello e laoloang, le ho latelloa ka botlalo. Bakeng sa pono e batsi ea boitlamo,sheba Tataiso ea boikamahanyo ea Molao oa Naha oa Mokoloto ea rona.

# Melemo ea ts’ebetso

Ntle le ho latela melao, pokello ea tlaleho ea mekoloto e ka batlisisoang e fana ka melemo e lekantsoeng ea ts’ebetso. Nako ea ho khutlisa e ea theoha ho tloha ho metsotso kapa lihora tsa ho batla sephutheli ho isa ho metsotsoana: thaepa lebitso la moreki kapa ID ea sesebelisoa ebe litlaleho tse amehang lia hlaha. Seo se bohlokoa ha mohlahlobi a kopa faele e itseng haufi le khoebo, kapa ha moreki a hanyetsa qeto mme sehlopha se tlameha ho hlahisa tlaleho e nepahetseng e sebelisitsoeng. Ts’ebeletso ea bareki e ea ntlafala hobane ha moreki a letsa kapa a khutla kamora lekhalo, basebetsi ba ka hula nalane ea bona hang hang ho fapana le ho kopa tšoarelo ka ho lieha ha motho e mong a tsoma lifaele. Kamohelo ea mohlala ho pholletsa le potefolio ea khoneha ha datha e belaetsa - mekhoa ea boitšoaro, tšireletso ea ofisi, kapa liphetho li ka hlahlojoa ntle le ho bula makholo a li-PDF. Tiisetso ea boleng le tlaleho ea tsamaiso ea khoneha ha tlaleho e ‘ngoe le e ‘ngoe le sephetho li thathamisitsoe. Onboarding eases: basebetsi ba bacha ba ka fumana tlaleho leha e le efe kapa nyeoe ntle le ho itšetleha ka mosebetsi-‘moho “ea tsebang moo lintho li leng teng.” Tsamaiso e tšoara sebopeho; tsebo ha e notletsoe hloohong ea motho a le mong.

Sena se tsamaellana le melemo ea tlaleho ea mokitlane mosebetsi oa boiketsetso: ha boitsebiso ba ofisiri bo etsoa ka mokhoa o hlophisitsoeng, bo ka bolokoa, ba phenyekolloa le ho sebelisoa hape. Lik’hamphani tse amohelang sebaka sa polokelo ea lintho tse batlisisoang hangata li fokotsa nako e sebelisoang ho khutlisa litokomane, li ntlafatsa linako tsa ho arabela ho bareki le bahlahlobi, ‘me li ntlafatse ntle le ho eketsa tekanyo e lekanang ho tsamaiso ea lifaele. Ho tloha Excel ho ea ho software ea tlhahlobo ea mekitlane ke mohato o le mong; ho eketsa ho phenyekolloa, ho hokahanngoa polokelo bakeng sa litlaleho tsa bureau ke hona ho etsang hore mosebetsi oohle o be bobebe lee loketse ho hlahloba.

Ho haha khahlano le Ho Reka

Lik’hamphani tse ling li nahana ho haha database ea tlaleho ea mekoloto e ka batloang ho tloha qalong. Likhetho li kenyelletsa ho boloka index ea li-spreadsheet tsa mabitso a lifaele tsa tlaleho le libaka, kapa ho theha database ea kahare e bolokang metadata le likhokahano tsa li-PDF. Lenane la li-spreadsheet le ka ntlafala moferefereng o hloekileng oa lifoldara-bonyane ho na le sebaka se le seng seo u ka se shebang-empa ho itšetlehile ka motho ea e ntlafatsang nako le nako ha tlaleho e bolokiloe, ‘me e ke ke ea batlisisa ka hare ho tlaleho kapa ho hokahanya ka botšepehi liqetong. Ha basebetsi ba phathahane, index e siuoa ke nako ‘me bothata ba litlaleho tse qhalakaneng boa khutla. Sebaka sa polokelo ea boitsebiso ka hare ho ntlo sea khoneha empa se hloka tsoelo-pele e tsoelang pele: ho arola lihlahisoa tsa bureau ho tsoa mehloling e mengata (Experian, Datanamix, TransUnion, XDS, Compuscan), e ‘ngoe le e’ ngoe e na le moralo oa eona le lisebelisoa tsa eona; Litaolo tse sireletsehileng tsa polokelo le phihlello; le ho kopanngoa le tlhahlobo le liqeto tsa mosebetsi e le hore litlaleho le liphetho li lule li hokahane. Lifomate tsa tlaleho ea Bureau li fetoha ha nako e ntse e ea; monahano oa ho hlalosa o tlameha ho bolokoa. Bakeng sa lifeme tse ngata, litšenyehelo le ho rarahana ha ho haha le ho hlokomela tsamaiso e joalo li feta melemo.

Software ea mokoloto e hahelletsoeng ka morero e kenyelletsang polokelo ea tlaleho e ka batlisisoang joalo ka karolo ea mantlha hangata ke eona e loketseng hantle. Software ea mofani oa mekoloto, software ea tlhabollo ea likoloto, le litharollo tsa mekitlane tse etselitsoeng liofisi le melaoana ea Afrika Boroa hangata li fana ka mokhoa o hlophisitsoeng, polokelo ea indexed, le litsela tsa tlhahlobo e le karolo ea ts’ebetso e ts’oanang. Litlaleho lia aroloa le ho bolokoa ha li huloa; ho batla le ho sefa li hahiloe ka hare; le taolo ea ho boloka le phihlello e tsamaellana le NCA le POPIAlitebello. Morekisi o boloka mohopolo oa tlhahlobo ha lifomate tsa tlaleho ea ofisi li fetoha, li sebetsana le ts’ireletso le li-backups, ‘me li boloka sistimi e tsamaisana le litebello tsa taolo. Sephetho ke polokelo ea tlaleho ea mekoloto e ka batloang ntle le moroalo oa ho e haha le ho e hlokomela ka hare. Bakeng sa lifeme tse ngata, khoebo eo ke eona e nepahetseng.

Bona Hore na Database ea Tlaleho ea Mokitlane e Batlang e Sebetsa Joang Ts’ebetsong

Litsebi tsa mekoloto Afrika Boroa ha lia tlameha ho khetha pakeng tsa li-PDF tse hasantsoeng le ho iketsetsa sistimi ea tsona. Sebaka sa polokelo ea litlaleho tsa mekitlane se ka batloang se u fa lintlha tse hlophisitsoeng, tse ka khutlisoang ka mokoloto: fumana tlaleho efe kapa efe ka metsotsoana, lokisetsa litlhahlobo ntle le ho qhekella, ‘me u latele nalane ea bareki ho pholletsa le liofisi. E ts’ehetsa ho boloka lirekoto tsa NCA le NCR, taolo ea phihlello e lumellanang le POPIA, le ts’ebetso ea letsatsi le letsatsi e potlakileng. E sebelisoa ke lifeme tse hlophisitsoeng ‘me e hahiloe bakeng sa liqeto tsa mokoloto khafetsa, mokhoa ona o fetola polokelo ea tlaleho ho tloha molatong ho ea motheong oa lebelo le ho latela melao.

Ngola demo ho bona hore na polokelo ea tlaleho ea mekitlane e batlisisoang e sebetsa joang le litlaleho tsa ofisi ea Experian, Datanamix, TransUnion, XDS, le Compuscan—e le hore u qete nako e nyenyane u batla litlaleho le nako e eketsehileng mabapi le liqeto tse potlakileng, tse ka latelloang le tse ka tšeptjoang.